CRM implementatie | Toepassen CRM systeem – CRMsystemen.nl

CRM implementatie

  • Uitleg over het implementeren van CRM software.
  • Wanneer mislukt een CRM implementatie?
  • Organisatorische aspecten van een CRM implementatie.
  • Gebruik bij uw implementatie de stappenplannen, checklists en overzichten van de CRM box

Wat is CRM implementatie?

De implementatie van CRM software bestaat uit werkzaamheden die het systeem gereed maken voor gebruik. Deels betreft dit techniek, zoals geldt voor de installatie van een lokale (on premise) CRM oplossing en de configuratie van zowel een lokale als cloud oplossing. Maar het gaat ook om organisatorische aspecten en het voorbereiden van gebruikers op de nieuwe CRM software en de bedrijfsprocessen die daardoor gewijzigd kunnen zijn. Door gebrek aan voldoende kennis en ervaring wordt niet iedere CRM implementatie een succes. Met de informatie van het ICT informatiecentrum vergroot u de kans op een succesvol CRM project en een probleemloze implementatie.

U zoekt nieuwe CRM software

Wanneer mislukt een implementatie?

Van alle soorten bedrijfssoftware is CRM software het soort waarvan gebruikers zelf het meeste weten. Daardoor bestaat de neiging bij de selectie en implementatie heel veel zelf te willen doen en nauwelijks kennis van anderen te gebruiken. Zeker omdat tegenwoordig bijna alle CRM oplossingen online zijn, is de drempel laag om niet alleen de selectie maar ook de implementatie zelf te doen. Met voldoende kennis en ervaring kan dat ook goed, maar helaas beschikken maar weinig organisaties daarover. Als het selectietraject niet goed wordt uitgevoerd, worden de gevolgen daarvan pas duidelijk bij de implementatie.

Het overzetten van de bestaande klantgegevens levert problemen op, bestaande salesprocessen laten zich lastig in workflows omzetten of functies waaraan gebruikers gewend waren bestaan niet meer of worden in het nieuwe CRM systeem anders ingevuld. Problemen die met de juiste kennis en informatie, bij voorkeur van ervaren CRM specialisten, voorkomen hadden kunnen worden.

Installeren van CRM software

Dit komt steeds minder voor en hoeft u alleen nog maar te doen als u de CRM software los koopt en wilt gebruiken op uw eigen servers. Een lokale CRM oplossing heet dit of ‘on premise’. De software installeert u dan op uw eigen hardware. Databases koppelen, testen, internetconnecties voor mobiele toepassingen, dataveiligheid en bijvoorbeeld ook het onderhoud moet u allemaal zelf regelen. Bij online CRM oplossingen regelt de leverancier dat voor u. U bent dan gebruiker van een altijd werkende en beschikbare oplossing. U heeft geen zorgen voor onderhoud, storingen of de veiligheid en backups van uw data. Bovendien is de toegang tot uw CRM systeem via internet overal mogelijk en daarmee de beschikbaarheid veel beter geregeld.

CRM configuratie

Tijdens de configuratiefase definieert u de werking en toepassing van de nieuwe CRM oplossing. Hiermee richt u het systeem als het ware in. Dat zult u zowel voor een nieuwe lokale als voor een nieuwe online CRM oplossing moeten doen. In deze fase legt u vast hoe het systeem met uw informatie moet omgaan, hoe u het wilt invullen en welke controles daarop moeten zijn. U bepaalt welke informatievelden straks gebruikt worden en hoe de informatiestromen zijn. U bepaalt wie welke informatie mag invoeren of wijzigen. Per dataveld bepaalt u de eigenschappen van de informatie, u zorgt voor statussen, standaard communicaties via mailsjablonen, werkprocessen, enz. Dit alles resulteert in de uiteindelijke structuur en inhoud van de database die voor de opslag van de klantgegevens zorgt en alles wat nodig is om goed met uw CRM systeem te kunnen werken.

Organisatorische aspecten van een CRM implementatie

Nieuwe bedrijfssoftware vraagt veel van uw organisatie, ook CRM software. Vaak zijn organisatorische wijzigingen noodzakelijk en veranderen de taken van medewerkers. Niet alle medewerkers schakelen straks even gemakkelijk over naar een nieuw CRM pakket. Een training leert toekomstige gebruikers snel de eigenschappen van de nieuwe software. Alvast een reeks veelgestelde vragen formuleren en beantwoorden werkt ook goed. Evenals een schematisch overzicht van salesprocedures. Hoe meer gebruikers vooraf bekend zijn met de wijzigingen, des te minder problemen zal de ingebruikname straks geven.

Implementeren kost tijd

Zet uzelf met een CRM implementatie niet onnodig onder druk. Neem de tijd en werk in stappen, zodat de ingebruikname van de nieuws software pas gebeurt als het systeem echt af is en gebruikers er ook echt me kunnen werken. De stappenplannen, checklists en overzichten die u hiervoor nodig hebt, zijn onderdeel van de CRM box van het ICT informatiecentrum. Het aanvragen daarvan is sowieso een goed begin van een CRM selectie en implementatie.