Wat kost CRM software | Overzicht – CRMsystemen.nl

Wat kost CRM software?

  • Wat zijn de kosten van een CRM oplossing?
  • Hoe vergelijkt u CRM kosten en tarieven?
  • Tarieven van verschillende softwareoplossingen
  • Kosten van CRM software

    De kosten van CRM software worden bepaald door diverse factoren. Zo is het van belang of u de software koopt en binnen uw eigen ICT infrastructuur installeert of gebruik maakt van CRM in de cloud. Standaardsoftware en losse CRM tools met specifieke functies zijn goedkoper dan maatwerksoftware. Bij sommige oplossingen zijn de initiële kosten hoog en de gebruikskosten laag, bij andere is dat net andersom. Al met al bedragen de kosten van 20 euro per user per maand tot vele honderden euro’s per maand, afhankelijk van de functionaliteit en aangeboden services.

    Alle CRM kennis bij elkaar

    Kosten van CRM software vergelijken

    Bij het beoordelen van de kosten van verschillende CRM softwareoplossingen wordt het al snel appels met peren vergelijken. Dat is omdat er voor de realisatie van een CRM oplossing meerdere keuzes mogelijk zijn. Om van nieuwe CRM software gebruik te kunnen maken, zijn er diverse initiële kosten. Voor het gebruik van de software en het onderhoud ervan tijdens de gebruiksperiode, worden ook kosten gemaakt. Soms zijn opleidingskosten niet alleen nodig bij de ingebruikname van een nieuw systeem, maar ook tussentijds. Al deze kosten kunnen niet zomaar met elkaar vergeleken worden.

    Om toch een goed beeld te krijgen van de kosten van CRM software, moet u daarom kijken naar alle kosten over een periode van 3 tot 5 jaar. Daarmee kunt u de kosten per maand uitrekenen en zo oplossingen en tarieven met elkaar vergelijken.

     
    Wat kost CRM software?
     

    Vaste kosten en kosten per gebruiker

    Bij CRM in de cloud zijn alle kosten gevat in één vast bedrag per user per maand. Dat betekent dat updates, onderhoud, veilig databeheer en de back up van uw data allemaal voor u geregeld zijn. Initieel zijn er uiteraard extra kosten. Zo zullen medewerkers getraind moeten worden in het gebruik van de nieuwe applicatie en zult u bij de ingebruikname van de software waarschijnlijk hulp nodig hebben van consultants. Zeker bij complexere toepassingen met koppelingen met andere systemen, zijn specialisten nodig om u bij de implementatie te begeleiden of deze in het geheel voor u uit te voeren. Bij CRM software die lokaal (on premise) is geïnstalleerd, is de kostenstructuur anders en gaat het om deels vaste kosten en deels om kosten per gebruiker.

    Standaardsoftware of maatwerk

    CRM software is tegenwoordig bijna altijd standaardsoftware. Maatwerk komt nauwelijks meer voor, low code oplossingen niet meegerekend. Met low code is het namelijk mogelijk om met behulp van min of meer standaardbouwstenen een maatwerkconfiguratie te bouwen. Dat is anders dan het ‘klassieke’ maatwerk, waarbij alle code van de CRM oplossing speciaal voor die toepassing geschreven werd. Als nu maatwerk nodig is, dan betreft dat hooguit een specifieke functie of een koppeling met een ander systeem, waarvoor nog geen standaardkoppeling bestaat. Uiteraard zijn de kosten van standaard CRM software het laagst. Gezien de brede functionaliteit van die oplossingen, kiezen bijna alle organisaties inmiddels voor standaard CRM software.

     
    Wat kost een CRM oplossing?
     

    Functionaliteit

    Over het algemeen is het zo dat naarmate CRM software meer functionaliteit krijgt, de kosten ervan hoger zullen zijn. Aan de onderkant van de markt zijn heel eenvoudige CRM tools beschikbaar. Hiermee kunt u prima klantgegevens verwerken en basis relatiebeheer doen. Maar voor organisaties die hun sales en marketing professioneler willen aanpakken, schieten deze te kort. Streeft u een klantgerichte organisatie na, waarbij CRM en customer experience tot in alle bedrijfs- en klantprocessen optimaal wordt toegepast, dan heeft u geavanceerde oplossingen nodig. Uiteraard zijn deze ook duurder. Bij de keuze van een oplossing is het dus van groot belang, goed in kaart te brengen wat u precies nodig heeft. De CRM box helpt u daarbij.

    Gratis CRM software

    De meeste CRM oplossingen zijn betaald. Sommige zijn echter ook gratis beschikbaar, zoals Hubspot. Zoals voor alles geldt, heeft de prijs van een product of dienst een relatie met de kwaliteit ervan. Is een oplossing goedkoop of gratis, dan moet u in de selectiefase goed uitzoeken wat deze lage kosten verklaart en wat nadelen en de verborgen kosten zijn. Verborgen kosten kunnen u opbreken in de gebruiksfase, waarin de extra kosten duidelijk kunnen worden als u wilt afwijken van de functionaliteit van de gratis versie.

    Wat gaat CRM u kosten?

    Voor een snelle indicatie van de kosten kunt u kijken op de websites van CRM leveranciers. De meeste noemen daar hun tarieven voor standaardversies. Een precieze calculatie is pas mogelijk als u weet welke functionaliteit en services u nodig heeft en hoe de samenstelling van uw CRM systeem gaat worden. Op basis van een RFI (request for information, ofwel informatieaanvraag) of RFP (request for proposal, ofwel offerteaanvraag) kan een CRM leverancier u een betrouwbaar beeld geven van de kosten, dat wil zeggen initieel, tijdens de gebruiksperiode en totaal over een periode van 3 of 5 jaar.

    Versies van dezelfde software

    Binnen de CRM oplossing die een leverancier aanbiedt, bestaan vaak verschillende versies. Hierdoor is niet altijd direct duidelijk wat de kosten zullen zijn als u voor die softwareaanbieder kiest. Voor kleine bedrijven kan de standaardversie al voldoende functionaliteit en service bieden. Vaak kost zo’n versie niet meer dan 20 of 30 euro per user per maand. Voor grote bedrijven met een concernachtige, internationale structuur zijn functionaliteit en services het meest uitgebreid. De kosten van deze versies kunnen enkele honderden euro’s per user per maand bedragen. Voor mkb organisaties zitten tussen deze twee uitersten vaak één of twee versies. Omdat alle versies van één leverancier doorgaans van dezelfde basis gebruik maken, is ook een combinatie van versies mogelijk. Hierdoor is de hele configuratie schaalbaar en kunt u eenvoudig overstappen van een basisversie naar een meer geavanceerde versie of andersom. Laat u hierover goed voorlichten als u met de leverancier hierover in gesprek bent.

    CRM licenties

    Voordat de kosten van CRM software in het cloudmodel via een vast bedrag per maand per user in rekening gebracht werden, verliep de betaling via licenties en onderhoudskosten. Met licenties kocht u als gebruiker het gebruiksrecht. Onderhoudskosten waren jaarlijks terugkerende kosten. Soms wordt het licentiemodel nog toegepast, maar het overgrote deel van alle CRM toepassingen worden inmiddels als clouddienst afgenomen. Voordeel daarvan is dat alle kosten in het maandelijkse bedrag opgenomen zijn. Bij het licentiemodel moeten ook nog kosten opgeteld worden voor servers en netwerken en het onderhoud daarvan.

    Aanvullende CRM software: add ons en plug ins

    Voor specifieke functionaliteit of een koppeling met een ander systeem kan het nodig zijn dat u aanvullende software nodig heeft.
    Meestal komen die van andere leveranciers en rekent u de kosten van deze aanvullende software met hen af. CRM leveranciers die naast CRM software ook andere bedrijfssoftware aanbieden, leveren add-ons en plug-ins vaak als losse modules. Veel gebruikte koppelingen voor CRM software zijn die bijvoorbeeld met klantportalen, e-commerce software, data analyse tools, data management oplossingen, marketingsoftware en document management tools.

    Lees verder
    Kijk bij deze leveranciers voor een indicatie van de kosten van CRM software.
    Maak gebruik van de gratis CRM box bij het kiezen van de beste oplossing.