Home » CRM implementatie » Voorbereiding

Voorbereiding op een CRM implementatie

Wat is en waaruit bestaat een CRM implementatie?
Voorkom grote fouten al tijdens de voorbereiding.
Laat uw project begeleiden door de unieke kennis van de CRM box

CRM implementatie is de volgende stap na de selectiefase. Na de selectie is alles gericht op het goed werkend krijgen van de software. Dit proces wordt aangeduid met de implementatie. Een goede voorbereiding op alle werkzaamheden die daarvoor nodig zijn, is essentieel om problemen in de gebruiksfase te voorkomen. Omdat een goede CRM implementatie veel kennis vraagt van de technische en functionele eigenschappen van de software, is in de voorbereiding hierop bijna altijd hulp nodig van de softwareleverancier of een gespecialiseerde implementatiepartner. Voor een optimale aansluiting van het CRM systeem op uw commerciële bedrijfsprocessen, kan ondersteuning van externe consultants nodig zijn.

Alles over CRM selectie en implementatie

Gevolgen voor uw organisatie

De implementatie van een nieuw CRM systeem heeft gevolgen voor uw organisatie en de taken en verantwoordelijkheden van medewerkers. Het is daarom van groot belang om in uw voorbereiding goed te inventariseren wat er aan uw organisatie of bedrijfsproces verandert en alle betrokkenen daarover te informeren. Daar kunnen bijeenkomsten of trainingen voor nodig zijn. Hierin leren de toekomstige gebruikers snel de eigenschappen van het nieuwe systeem. Meestal verzorgt de leverancier van de software productgerichte trainingen en bent u zelf verantwoordelijk voor de communicatie over de aan uw bedrijfsproces gerelateerde onderwerpen.

Handboek CRM systeem

Het gaan werken met een nieuw customer relationship management systeem roept altijd vragen op. Een goede informatiebron, waarmee de antwoorden op praktische gebruikersvragen gevonden kunnen worden, is daarom noodzakelijk. Meestal biedt de software zelf een goede helpfunctie, die uitleg geeft over de mogelijkheden van het systeem. Antwoorden op vragen die specifiek gaan over hoe úw organisatie van het systeem gebruik maakt, zult u daarin niet aantreffen. Het is dan ook nodig om een instructieboek of ‘handboek CRM systeem’ te maken, dat helemaal gericht is op uw toepassing. Begin daar tijdig aan en het liefst al tijdens de voorbereiding op de CRM implementatie, zodat het handboek gereed is, voordat het nieuwe systeem geïmplementeerd is en de gebruikers ervan met hun eerste vragen komen.

Plan van invoering

In een plan van invoering beschrijft u alle stappen in de overgang van uw huidige CRM oplossing naar de nieuwe situatie. Taak, tijd, plaats en uitvoerenden worden hierin beschreven. Bepaal eerst uit welke stappen de CRM implementatie bestaat en geef daarbij een noodzakelijke volgorde aan. Vaak kunnen werkzaamheden pas starten als andere gereed zijn. Neem de ruimte in uw planning om verstoringen en tegenslagen op te kunnen vangen.

Klantgerichtheid centraal

Er zijn diverse factoren die de implementatie van een CRM systeem kunnen bemoeilijken. Eén daarvan is het ontbreken van de juiste bedrijfscultuur, waarin klantgerichtheid centraal staat. Zolang klanten uitsluitend in theorie centraal staan, maar daar in de praktijk weinig van merken, is er nog veel te doen voordat de vruchten van nieuwe CRM software geplukt kunnen worden. Het besef moet er zijn dat customer relationship management veel meer een bedrijfsstrategie is, dan een softwareoplossing. Alleen door klantgerichtheid ook daadwerkelijk in de praktijk te brengen, zijn duurzame en winstgevende klantrelaties haalbaar en zal het rendement van de CRM implementatie hoog zijn.

Uw CRM project zo succesvol mogelijk uitvoeren?
Gebruik alle beschikbare kennis