CRM pakketten vergelijken | Zo vergelijkt u CRM – CRMsystemen.nl

CRM pakketten vergelijken

Als uw bedrijfsprocessen in kaart zijn gebracht, procesverbeteringen zijn gerealiseerd en de eisen en wensen met betrekking tot het nieuwe CRM pakket zijn gedefinieerd, kunt u de volgende stap zetten. U kunt zich gaan richten op een eerste oriëntatie op beschikbare softwareoplossingen. Het resultaat hiervan is een longlist van mogelijke CRM pakketten en leveranciers. Deze kunt u vervolgens met elkaar vergelijken.

Deze fase bestaat uit:

  •  In kaart brengen en raadplegen van informatiebronnen
  •  Samenstellen longlist
  •  Eerste verzoek om informatie (RFI)
  •  Inperken van longlist
  •  Tweede verzoek om informatie (RFP)
  •  Samenstellen shortlist

Welk CRM pakket
past bij uw branche

Oriëntatie op CRM pakketten

Er zijn zeer veel verschillende CRM pakketten waaruit u kunt kiezen. Prettig dat u zoveel keuze heeft, maar het maakt de uiteindelijke keuze er niet gemakkelijker op. Dit onderstreept het belang van een goede oriëntatie. Te snel voortborduren op een CRM pakket dat u al kent of waarmee u als eerste kennismaakt, komt de kwaliteit van uw beslissing niet ten goede. Diverse informatiebronnen kunt u bij uw eerste oriëntatie raadplegen zowel voor productinformatie als voor toepassingsgerichte informatie, zoals internet, informatiepakketten (CRM box), boeken (ICTboekensite.nl), whitepapers (ICTwhitepapers.nl), eigen medewerkers of zakelijke netwerken. Uiteraard kunt u in deze fase ook gebruik maken van een adviseur.

Longlist CRM pakketten

Op basis van informatie die u online, via de CRM box, via een adviseur of uit andere bronnen verkregen heeft, kunt u een eerste grove selectie maken van software oplossingen die in aanmerking komen. Criteria hiervoor heeft u eerder geformuleerd in de eisen- en wensenlijst. Ondanks dat u nog over weinig productspecifieke informatie beschikt, zet u de producten waarvan de verwachting reëel is dat zowel het product als de leverancier aan een groot aantal van uw eisen en wensen zal voldoen, op uw longlist. De leveranciers op de longlist benadert u met een verzoek om meer informatie. Zorg ervoor dat uw longlist uit niet meer dan tien leveranciers bestaat.

Verzoek om informatie (RFI)

Als u functioneel en technisch precies weet waaraan uw nieuwe CRM pakket moet voldoen, kunt u de leveranciers van uw longlist benaderen. U benadert hen met een RFI, een verzoek voor informatie (request for information). Hierin geeft u een overzicht van de belangrijkste eisen en wensen, een toelichting op de toepassing en een korte beschrijving van uw organisatie. Productdemonstraties en verkooppresentaties zijn in deze fase voor u nog niet relevant. Software leveranciers zullen verschillend op uw verzoek reageren. Dat geeft u direct een goede indicatie voor de betrokkenheid die de leverancier ook later in het selectie- en implementatieproces zal hebben.

Shortlist verkorten

De meeste van de door u benaderde CRM leveranciers willen u graag informeren over hun CRM pakket. Leveranciers die niet reageren, benadert u zo nodig voor een tweede keer, maar veelbelovend is het uitblijven van een reactie niet.

Alle reacties van leveranciers vergelijkt u. Door per aspect de eigenschappen van de verschillende customer relationship management pakketten in één schema naast elkaar te zetten, ziet u snel de verschillen en overeenkomsten. CRM pakketten die het minst voldoen aan uw criteria, schrapt u van de lijst. Zo houdt u drie tot vijf potentiële CRM oplossingen en leveranciers over. Met deze shortlist gaat u verder.

CRM pakketten vergelijken

Tweede verzoek om informatie (RFP)

De overgebleven CRM leveranciers op de longlist kunt u nu benaderen met meer informatie, door u aangedragen in de vorm van een Request For Proposal (RFP). De RFP bevat een compleet overzicht van alle eisen en wensen van het CRM pakket die u bij de voorbereiding op de selectie heeft gedefinieerd. Doel van het RFP is om u na reactie van de leveranciers een betrouwbare indicatie te geven van de mate waarin de aangeboden CRM software beantwoordt aan alle door u geformuleerde eisen en wensen. Ook geeft de reactie u een indicatie van de handelswijze van de CRM leverancier, de kosten van de relatiebeheer oplossing en de aanpak die de leverancier voorstelt om de software te implementeren.

Shortlist CRM pakketten

De shortlist is een verdere selectie uit de CRM pakketten van de longlist en bevat maximaal drie CRM oplossingen die het best voldoen aan al uw eisen en wensen. Het aantal van drie geeft u voldoende mogelijkheden om overgebleven oplossingen in het vervolg van het selectietraject met elkaar te kunnen vergelijken. Bepaal in deze fase nogmaals en uitgebreider in welke mate er aan eisen en wensen voldaan wordt. Geef per beoordeelpunt een cijfer, bijvoorbeeld op een schaal van 0 tot 10. Beantwoordt een product volledig aan een eis of wens, dan kent u de maximale score van 10 toe. Is er totaal geen sprake van een ‘fit’ op dat punt, dan is de score minimaal. Voor alles daartussen kent u een andere reële score toe.

Door alle aspecten (eisen en wensen) in één overzicht te plaatsen, kunt u de CRM pakketten eenvoudig met elkaar vergelijken. Door rekening te houden met de ‘zwaarte’ van alle aspecten in combinatie met alle scores kunt u tot een totaalscore komen. Op basis van de totaalscore kunt u een voorlopige keuze maken. De volgende stap is een goede demo.


Tien belangrijkste stappen

Tien stappen op weg naar de beste CRM oplossing