Voorbereiding | CRM pakketselectie - CRMsytemen.nl

Voorbereiding op CRM pakketselectie

De selectie van een CRM pakket is een moeilijke opgave, met een grote kans op fouten die het project langer, duurder en minder succesvol kunnen maken. Investeringen kunnen fors zijn en een verkeerde keuze heeft gevolgen voor het bedrijfsproces of zelfs het bedrijfsresultaat. Het is dan ook van groot belang om tijdens het selectietraject in één keer tot de beste keuze van een customer relationship management pakket te komen. Een goede voorbereiding is hierbij essentieel.

Vooronderzoek

Een vooronderzoek heeft tot doel om zo goed mogelijk in kaart te brengen hoe de klantprocessen in uw organisatie werken, wie daarbij een rol speelt en welke informatie u daarbij wilt vastleggen. Het vooronderzoek eindigt met een betrouwbare definitie van de eisen en wensen rond de selectie van het CRM pakket. Het vooronderzoek bestaat uit:

  •  Definitie van uw bedrijfsmodel
  •  Analyse van uw bedrijfsproces
  •  Opstellen van het informatieplan
  •  Formuleren van uw eisen en wensen

Is een nieuw CRM pakket nodig

Een goed vooronderzoek maakt u duidelijk of hetgeen u met het nieuwe CRM pakket nastreeft, ook daadwerkelijk door het implementeren van nieuwe software bereikt kan worden. Door in deze fase in kaart te brengen hoe uw bedrijfsproces nu is en hoe dat in de toekomst zou moeten zijn, voorkomt u dat een relatiebeheer pakket onvoldoende afgestemd is op uw (toekomstige) bedrijfsproces. Ook zorgt u er met een vooronderzoek voor dat er eenduidigheid kan bestaan over de selectiecriteria bij de leden van het projectteam dat verantwoordelijk is voor de selectie en implementatie.

Waarop letten in de voorbereiding op CRM selectie?

Het gebeurt dat organisaties een grondige procesanalyse niet nodig achten, omdat er op voorhand van uitgegaan wordt dat geen verbeteringen van het bedrijfsproces mogelijk zijn. Veel bedrijfsprocessen ‘gaan nu eenmaal zo, omdat ze al jaren zo gaan’. Omdat de hele organisatie zich heeft aangepast aan bestaande bedrijfsprocessen wordt het zoeken naar verbeteringen vaak naar de achtergrond gedrukt. Bovendien zitten veel medewerkers van organisaties niet te wachten op veranderingen. Om bedrijfsprocessen goed te analyseren zijn enkele stappen nodig:

  •  Definieer of herdefinieer het bedrijfsmodel.
  •  Onderscheid de diverse bedrijfsprocessen.
  •  Bepaal voor ieder bedrijfsproces doelen.
  •  Analyseer in welke mate huidige processen aan de doelen beantwoorden.
  •  Herontwerp bedrijfsprocessen.
  •  Voer de nieuwe en vernieuwde bedrijfsprocessen in.
  •  Evalueer de processen en stuur bij.