CRM selectie vraagt goede voorbereiding - CRMsystemen.nl

CRM selectie, kiezen van CRM software

CRM selectie betreft het kiezen van software uit talloze oplossingen, van grote CRM systemen tot de kleine systemen. Ieder CRM pakket heeft eigenschappen die kenmerkend zijn voor dat specifieke systeem waardoor het kiezen erg lastig kan zijn. Welk CRM past het best bij uw organisatie?

Inzicht CRM markt

CRM selectie vraagt veel kennis van de CRM markt, inzicht in het totale aanbod, veel geduld en een goede voorbereiding alvorens u gaat starten. De kwaliteit van een CRM selectietraject wordt mede bepaald door de mate waarin het traject efficiënt verloopt een belangrijk aspect hierin bestaat uit de grootte van het draagvlak binnen de organisatie. In de eerste fase van een selectietraject is het belangrijk om alle noodzakelijke aspecten mee te nemen in het selectietraject, mocht dit niet gebeuren dan kan dit later grote gevolgen hebben voor de kwaliteit van het gekozen CRM systeem. Met een goede voorbereiding vergroot u dus de kans dat het CRM selectietraject leidt tot een gekozen pakket die optimaal past bij uw CRM strategie, uw doelstellingen en uw organisatie. Alles over een goede voorbereiding van CRM selectie leest u in de CRM box van het ICT informatiecentrum.

Goede keuze
Een geslaagd CRM selectietraject wil zeggen dat het CRM systeem aansluit bij de behoefte van een organisatie. Het systeem moet de organisatie kunnen ondersteunen bij het realiseren van haar doelstellingen en de medewerkers helpen bij het uitvoeren van hun werkzaamheden. Voor een organisatie is het vaak ook belangrijk at het CRM systeem intuïtief werkt (vergelijk het met het bedieningsgemak van een digitale camera) dus is gebruiksgemak een belangrijk criterium om mee te nemen in de selectie. Daarnaast zijn er nog belangrijke technische criteria die mee moeten worden genoemen in de CRM selectie, zoals de integratiemogelijkheden met andere systemen (financieel, logistiek, personeel), e-mail, enzovoort.

Efficiënt CRM selectietraject

Ondanks dat een goede CRM selectie belangrijk is en veel voor een organisatie kan opleveren, heeft geen enkele organisatie tijd en geld beschikbaar om een goede keuze te maken. Hoe sneller, hoe beter denkt men vaak. De kunst is dus om de beste selectie te maken binnen de beschikbare tijd en het budget. Een gemiddelde termijn voor een CRM selectie traject ligt tussen de één tot twee maanden. Bij grote organisaties met complexe eisen en wensen is het redelijk om er meer tijd voor uit te trekken. De efficiëntie van een CRM selectie traject wordt sterk bevorderd door het scherpstellen van de behoefte. Op basis van een goed afgebakende behoeften kunnen de essentiële spelers geïdentificeerd worden en in het CRM selectie traject worden betrokken. Met de betrokkenen wordt een lijst van de belangrijkste eisen en wensen opgesteld en worden zogenaamde knock-off criteria (afvalcriteria) bepaald. Door gebruik te maken van knock-off criteria is het mogelijk om, vanuit het aanbod van meer dan honderd CRM leveranciers, naar een shortlist toe te werken van drie tot vijf kandidaat CRM systemen. Met de overgebleven CRM leveranciers kan vervolgens in detail verder worden gesproken.

Draagvlak CRM systeem

Een stelling uit de projectmanagementtheorie is dat succes het product is van de kwaliteit en de acceptatie van het resultaat: succes = kwaliteit x acceptatie. Dit geldt ook voor CRM selectie en het invoeren van een systeem. Als de organisatie het CRM systeem niet accepteert heeft het geen waarde. Draagvlak begint met het onderkennen van het nut of de noodzaak van een CRM, in eerste instantie door het management. Voor het daadwerkelijke gebruik (en dus gebruiksvriendelijkheid) is het belangrijk dat de gebruikers het systeem omarmen. Draagvlak bij de gebruikers ontstaat door een combinatie van persoonlijk gemak en de mate waarin het management het systeem centraal stelt. Omdat draagvlak bij de gebruikers vooral speelt bij de ingebruikname, is het niet noodzakelijk om grote groepen gebruikers op hetzelfde moment bij een CRM selectie traject te betrekken. Wel is het handig een vertegenwoordiger van de verschillende belanghebbenden in iedere fase bij de CRM selectie te betrekken. Vaak kunnen teamleiders de rol van gebruikersvertegenwoordiger goed vervullen. Daarnaast heeft de ICT-afdeling belang bij een keuze die past in de informatiearchitectuur. Vooral bij grotere organisaties is het gebruikelijk dat ook de afdeling inkoop betrokken wordt. Het wordt vaak onderschat hoezeer het draagvlak al in het CRM selectie traject wordt gemaakt of gebroken.

Meer over CRM selectie leest u in het boek CRM software selectie die onderdeel uitmaakt van de CRM box of u kunt het boek op deze pagina los aanvragen.

Meer over CRM selectie

Wat maakt een CRM project succesvol? Wat laat een CRM project mislukken? De voorbereiding, de samenstelling van het projectteam en aanwezige kennis in een organisatie is van grote invloed op het verloop van een CRM project. Dit boekje gaat over welke factoren een nieuw CRM project maken of breken. U kunt het hier als e-boek aanvragen. Uw gegevens komen niet ter inzage van derden.

CRM selectie