CRM implementatie - CRMsystemen.nl

CRM implementatie

Het gebruik van nieuwe CRM software kan grote impact hebben op uw bedrijfsvoering en organisatie. Een goede CRM implementatie met dito voorbereiding daarop is dan ook vereist. Een aantal aspecten van de voorbereiding, configuratie en installatie passeren in dit artikel de revue.

Voorbereiding van medewerkers

Nieuwe CRM software vraagt veel van uw organisatie. Soms zijn er zelfs organisatorische veranderingen noodzakelijk en veranderen medewerkers van werkplek of functie. Bijvoorbeeld omdat nu bepaalde taken geautomatiseerd worden, die voorheen door medewerkers gedaan werden. Ga daarom na wat er aan uw organisatie verandert en informeer alle betrokkenen daar tijdig over.

Training
Niet alle medewerkers schakelen straks even gemakkelijk over van het ene CRM pakket op het andere. Een training leert toekomstige gebruikers snel de eigenschappen van de nieuwe software. Een maatwerktraining door de leverancier van de software of een trainingsinstituut kan toegespitst worden op de aspecten die specifiek voor uw organisatie en softwareoplossing gelden. Maatwerk kost u dan misschien wel meer, maar het rendement ervan is ook hoger. Een andere mogelijkheid is train-de-trainer. Hierbij worden slechts enkele toekomstige gebruikers getraind. Met de opgedane kennis trainen zij vervolgens weer hun collega’s.

Handboek
Werken met nieuwe CRM software roept altijd vragen op. Een goede informatiebron, waar de antwoorden op praktische gebruikersvragen opgezocht kunnen worden, is daarom noodzakelijk. Meestal biedt het CRM pakket zelf al een goede helpfunctie, die uitleg geeft over de mogelijkheden en onmogelijkheden van het pakket. Maar het antwoord op vragen die specifiek gaan over hoe úw organisatie van de CRM software gebruik maakt, zult u daarin niet aantreffen. Maak daarom een handboek of instructieboek dat gericht is op uw toepassing. Begin er tijdig aan, zodat het handboek gereed is, voordat de nieuwe CRM software geïnstalleerd is en de gebruikers ervan met hun eerste vragen komen.

Plan van invoering
In het plan van invoering beschrijft u alle stappen, inclusief uitvoerenden en tijdsplanning, in de overgang van de oude (uw huidige CRM pakket) naar de nieuwe situatie. Bepaal eerst uit welke stappen de implementatie bestaat en geef daarbij een noodzakelijke volgorde aan. Sommige werkzaamheden kunnen pas starten als andere gereed zijn. Soms kunnen werkzaamheden gelijktijdig uitgevoerd worden. Plant u in ieder geval niet te krap. Dan houdt u voldoende tijd vrij om tegenslagen op te vangen.

Configuratie

Tijdens de configuratiefase definieert u de werking en toepassing van de nieuwe CRM oplossing. Hiermee richt u het systeem als het ware in.

Datamodel
Het datamodel speelt een belangrijke rol bij CRM software, omdat er veel gegevensopslag is. Met het datamodel legt u vast op welke manier informatie met de nieuwe CRM software wordt opgeslagen. U bepaalt welke informatievelden straks gebruikt worden en hoe de informatiestromen zijn. Per informatieveld bepaalt u de eigenschappen van de informatie. Dit alles vertaalt zich in de uiteindelijke structuur en inhoud van de database die voor de opslag van de gegevens zorgt.

Gebruiksprocedures
De meeste invoergegevens hebben pas waarde in combinatie met andere informatie. Bepaal in procedures de volgorde waarin informatie ingevoerd moet worden, welke informatievelden niet zonder het invullen van andere informatievelden kunnen, enzovoort. Voorbeeld: het invoeren van voorletters in combinatie met de achternaam is verplicht. Met goede procedures voorkomt u wildgroei van nutteloze gegevens en vergroot u de kans op bruikbare informatie.

Installatie


De laatste fase van de implementatie maakt de software draaiend. In deze fase krijgt u te maken met het installeren van de CRM software en met het testen en verbeteren ervan.

Installatie CRM software
De computers, servers en andere benodigde hardware waarop de nieuwe CRM software gaat draaien worden in deze fase voorzien van de juiste software. Meestal zal dit betekenen dat het hoofdsysteem met de database op de server worden geïnstalleerd. Op de PC’s van de toekomstige gebruikers installeert u het gebruikersdeel van de CRM software. Databases worden nu ook echt gekoppeld, zodat betrouwbare informatie straks beschikbaar is op de gewenste plaats. Met de installatie wordt alles wat tot nu toe bedacht is ‘vertaald’ in een werkend systeem.

Testen en verbeteren
Rigoureus van de ene op de andere dag overgaan op nieuwe CRM software is niet verstandig. Beter is het als uw nieuwe CRM oplossing eerst nog schaduw draait aan de oude. Fouten kunnen dan worden opgespoord en hersteld, zonder dat uw bedrijfsproces daaronder lijdt. Pas als u na een grondige testfase de conclusie trekt dat alles volledig werkt, kan de stekker uit de oude oplossing.

Meer over een CRM software implementeren

Wat maakt een CRM project succesvol? Wat laat een CRM project mislukken? De voorbereiding, de samenstelling van het projectteam en aanwezige kennis in een organisatie is van grote invloed op het verloop van een CRM project. Dit boekje gaat over welke factoren een nieuw CRM project maken of breken. U kunt het hier als e-boek aanvragen. Uw gegevens komen niet ter inzage van derden.

CRM selectie